Dokum365

Von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung: Ein durchgängiger und digitaler Prozess.

Dokum365 ist die Begehungssoftware für Fachkräfte für Arbeitssicherheit – und unterstützt den gesamten Begehungsprozess in einer Software. Vom Kundentermin über die mobile Begehung vor Ort bis zum versandfertigen PDF-Bericht und der Nachverfolgung aller Mängel.

1. Kundentermin vorbereiten: Stammdaten, Ansprechpartner und letzte Begehungen griffbereit.
2. Begehung vor Ort mobil durchführen – mit Tablet oder Smartphone.
3. Mangel-Feststellungen und Fotos erfassen: eintippen oder diktieren.
4. Die Arbeitsschutz-KI formuliert professionell aus – mit passenden Maßnahmenvorschlägen, die Sie bearbeiten und erweitern können.
5. Optional können Sie Status und Prioritäten pro Mangel definieren.
6. PDF-Bericht mit einem Klick erstellen – versandfertig noch vor Ort
7. Mängel nachverfolgen, bis alles erledigt ist

Kein Nachschlagen im Büro. Kein Freitext ohne Foto. Keine offenen Punkte, die untergehen, keine Fotos die erst synchronisiert und formatiert werden müssen - All das übernimmt Dokum365 - Ihr digitaler Assistent im Arbeitsschutz für Sie als überbetriebliche SiFa, Sicherheitsfachkräfte und SiGeKos.
Begehungsberichte, Checklisten, Protokolle effizient erstellen - Stichpunkte aufschreiben, Aufgaben und Mängel diktieren, Fotos aufnehmen, Inhalte ausformulieren lassen und sofort Dokumente an Kunden versenden. 
Sie können Ihre bestehenden Protokolle und Vorlagen zentral verwalten und für die einzelnen Kundenakten und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen - Einmal erstellen und bei jedem Kunden verwenden oder anpassen.
Nutzen Sie auch bestehende Textbausteine mit Bildern, um effizient und konsistent Ihre Berichte und Protokolle zu schreiben. Bestehende Kundeninformationen, wie Name, Logo, Adresse oder Ansprechpartner werden automatisch in den Berichten verwendet, um mehrfaches Tippen zu vermeiden.

Ihr Assistent für Dokumentation, basierend auf intelligenter Spracherkennung, Textformulierungen, Künstlicher Intelligenz (KI, AI) und mit der Verwaltung von Mandanten, Kunden- und Ansprechpartnern.

Kein Tippen. Kein mühsames Versenden von Fotos. Schnelle Ergebnisse.

FUNKTIONEN

KI Dokumente mit Ihrer Stimme, Fotos, intelligenten Textformulierungen generieren.
Nehmen Sie Protokolle, Notizen, Anweisungen oder Berichtsdetails überall auf – Dokum365 übernimmt den Rest. Generieren Sie sofort verfeinerte, versandfertige Begehungsberichte, Protokolle und Geschäftsbriefe aus Ihrer Sprache.

Nahtlose Unternehmensprofile
Definieren Sie Ihre Unternehmensinformationen einmal – Adresse, Kontaktinformationen und mehr – und jedes erstellte Dokument sieht sauber, konsistent und professionell aus.

Kunden und Konten verwalten
Fügen Sie einfach Kunden hinzu, erfassen Sie Kundendetails (Name, Adresse, Notizen, Industrie) und weisen Sie Kontakte (mit Namen, Rollen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen) für eine schnelle, genaue Dokumentenerstellung zu.

Künstliche Intelligenz kann zur Dokumentenerstellung für Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) und SiGeKo verwendet werden.
Teilnehmerlisten für Unterweisungen digital von den Teilnehmern vor-Ort unterschreiben lassen und ein PDF Dokument als rechtssicheres Dokument nach ArbSchG §12 erzeugen.

Fertige Berichte, Protokolle und Briefe
Keine Formatierungsprobleme mehr! Generieren, überprüfen und teilen Sie Geschäftsdokumente mit einem einzigen Klick. Perfekt für sofortige Zusammenfassungen, Follow-up-Briefe und Kundenkommunikation. Nutzen Sie es auch für Berichte zu Begutachtungen oder während Begehungen.

Firmenverwaltung
Erstellen Sie individuelle Briefköpfe und Fußzeilen mit Ihrem Firmen-Logo, Firmenanschrift und Kontaktpersonen. Laden Sie Mitarbeiter ein, um gemeinsam an Kunden und Begehungsberichten und Sitzungsprotokollen zu arbeiten.

Exportieren und senden Sie Dokumente direkt an Ihre Kunden, Partner oder Ihr Team – direkt aus der App.

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